Anteckningar från planeringsmöte 5 oktober

Anteckningar från planeringsmöte i Figeholms båtklubb (ersätter styrelsemöte)

Närvarande: Richard Hobro, Kerstin Hemmingsson, Gunilla Andersson, Ingela von Post Andrée, Classe Wörmke, Patrik Fornander, Sebastian Dahleman, Niclas Mannerlöf, Nettan Fornander, Bertil Hemmingsson

Inledning

Syftet med planeringsdagen var att introducera nya styrelseledamöter till verksamheten samt att planera kommande verksamhet.

Planeringsdagen inleddes med fika inklusive information om BIO (Besöksnäring i Oskarshamn). Beslutades att bjuda in Ida Gottfridsson till ett styrelsemöte.

Historia

Richard redogjorde för klubbens historia. Några intressanta årtal. Klubben bildades 1936. Seglarholmen äger vi sedan 1936 och paviljongen på holmen byggdes i slutet på 40-ralet. Klubben nystartades 1967. Årbladet startades 1976. Klubbhuset byggdes 1994. 2013 tog klubben över gästhamnen, vi äger byggnaderna. Holger togs i drift 2004. Ställplatserna öppnades 2023.

Klubben investerar ca 200-300 tusen kronor per år i anläggningar i form av byggnader och bryggor etc.

Allmänt om klubben och dess verksamhet

Stadgarna finns på hemsidan, översyn gjordes 2023.

Verksamhetsplanen har genomgått en översyn men den nya är inte publicerad och det återstår en del att justera.

Hur kan vi öka engagemanget från medlemmarna så vi både kan hålla verksamheten (båtplatser och ungdomsverksamhet etc) igång och samtidigt hålla igång det som ger inkomster (gästhamn och ställplatser).

Några områden som behöver hanteras framöver:

· Vi saknar fortfarande en webbansvarig.

· Vår reklambroschyr kan behöva en översyn.

· Ungdomskommittén behöver få in yngre ledamöter.

· Det blir nya förutsättningar för sjösättning och torrsättning från 2027, om vi ska använda samma firma som idag (ny kran) vilket påverkar uppläggningsplatsen.

· MS Publisher, som används av Årbladet, upphör och behöver ersättas. Word kan vara ett alternativ.

· Nyhetsbrev via mail bör införas, de flesta medlemmar har angett e-postadress. Finns förslag på hur detta kan göras, Misterhults hembygdsförening har ett sådant nyhetsbrev.

· Verksamhetsplan för 2026

· Avtal in på hemsidan

Avtal

Båtplatsavtalet ställer krav på att båten ska vara sjövärdig och att det ska finnas en ansvarsförsäkring och att båtbyte ska meddelas till styrelsen (båtplatsansvarig). Richard skriver om detta i Årbladet.

Arrendeavtalet med kommunen förnyades 2025. Dykningar vid kajerna ska göras 2025, kommunen ansvarar. Det gjordes 2020 men det finns inget dokumenterat. Det är slut på kommunens asfaltspengar för 2025. Vi får bevaka att nödvändig asfaltering görs nästa år. Räddningsstegar och virke betalas av kommunen om vi gör jobbet. Finns inget i kommunens investeringsbudget kopplat till kajer och bryggor innan 2030.

Klubben har ett avtal med bryggföreningen Korvetten. Korvetten ansvarar själva för bryggan. Vi har inget ansvar för Smörholmen och dess bryggor, FBK arrenderar inte marken där. Bryggföreningen Löjviken ligger på kommunens mark. De har därför lägre avgifter jämfört med Korvetten. Avtalet med Löjviken löper mellan 2022-26.

Vi har ett avtal med kommunen avseende sjösättningsramp tom 2026.

Avtalet för den allmänna toaletten i servicebyggnaden gick ut 2023 men vi får en summa per år för att hålla den öppen och i ordning.

Vi har ett avtal med COOP som ger oss 5% rabatt samt att de sponsrar med smörgåstårta för 40 personer i samband med årsmötet samt en varukorg till hamnfesten.

Övrigt

Ta fram en lista med avgifter och priser för bryggplats, vinterförvaring, inträdesavgift, mastställ, uthyrning av klubbhus och Seglarholmen. Vi kommer att öppna upp för uthyrning av klubbhuset under sommaren men sätta en tidsgräns (klockslag) då det inte ska störa båtgästerna.

Skåpen uppe i klubbhuset behöver rensas. Patrik har koll och deltar i rensningen. Vad ska vi göra med fotosamlingen?

Medlemslistor och bryggplatslistor finns datoriserat, inloggning krävs.

Ekonomi

Kassören gick igenom det ekonomiska läget och redovisade resultaten för de olika kom mitteérna.

Utveckling av ungdomsverksamheten

Vi har 13 optimistjollar, 2 C-55or och 3 följebåtar.

Tävlingsverksamheten är liten, gäller för hela Småland. Vi arrangerar en Smålandscup per säsong och har seglarskola vår och höst.

Det är lätt att få deltagare till seglarlägret, I år var det 35 ungdomar som deltog heldagar med en övernattning. Väldigt mång var unga 6-7 år.

Det behövs fler i kommittén. Vore bra att kunna dela på nybörjare och vana seglare vilket kräver fler ledare. Föräldradag innan terminsstart för att involvera föräldrarna är planerat.

Förslag att utveckla Qvillströms brygga med jolleramp och slip till C-55orna.

Vi ingår i en stor region Småland/Blekinge/Skåne vilket innebär långa resor för tävlingar. Smålands seglarförbund behöver öka sitt engagemang i framtiden.

Anordna prova-på-dag för barn/ungdomar?

Utveckling av Seglarholmen

Vad vill vi ha Seglarholmen till? Vill vi hyra ut den mer? Uthyrning till medlemmar bör öka och vi bör använda den mer till aktiviteter för medlemmarna. Vi bör inte hyra ut bara för att tjäna pengar. Sätt i system att vårstäda huset inför säsongen.

Förslag på aktiviteter: Grillkväll med artistuppträdande. Vi har kontakter med Sensus som har kontakter med artister. Bygg en bastuflotte alternativ landbaserad. För detta krävs att en grupp bildas som har ansvaret för både att investera och sköta anläggningen. Kräftskiva, midsommarfirande, matchrace inkl träningshelg är andra tänkbara aktiviteter.

Undersök om handikapptoaletten behöver öppnas. Finns behov av att den är tillgänglig? Materielkommittén kontaktar Holgergruppen.

Åtgärdsbehov: norra fasaden behöver bytas. Nytt trallvirke till altanen, trall till segelbåtsbryggan, bryggorna behöver kontrolleras och repareras, bojar behöver åtgärdas, hängrännor justeras, köket behöver bytas, kioskluckan sättas igen. Grunduppsättning med porslin behöver finnas. Detaljerat underlag tas fram till budgeten. Var realistisk, vi ska orka genomföra det vi tar upp i budgeten.

Borde finnas en husansvarig på samma sätt som för klubbhuset.

Husbilsgäster bör få information om möjligheten att hyra Holger.

Utveckling av gästhamnen

Gästhamnen ger föreningen stora pengar varje år. I år har vi tappat nästan hela kommittén efter sommaren, ingen är kvar i kafégruppen och några få i gästhamnsgruppen. Vi behöver titta på en annan lösning för framtiden för hamnkontoret, ex vis införa betalautomat. 90% av husbilsgästerna betalar med Campingspot. De båtgäster som kommer tidigt betalar med Dockspot. En betalautomat kostar ca 100 000 kr plus driftkostnad per år. Går det att anställa hamnvärd på samma sätt som vi löst städningen?

Förslag att den som är gästhamnsvärd alltid ska ha med sig gästhamnstelefonen så att det exvis blir enkelt att ändra röd/grön skyltning och ställa frågor.

Grillarna behöver åtgärdas.

Båtplatser och fördelning

Försäkringsansvarig: Båtarna ska vara försäkrade. Byggnader etc är försäkrade i LF. Det som behöver kontrolleras är antal, ålder, ändringar, försäljning/inköp av det dom är försäkrat så vi har rätt försäkringar.

Vi fördelar båtplatser enligt storlek på båt. Det är därför viktigt med dialog när båtplatsinnehavare byter båt, då det kan vara aktuellt att byta plats så vi inte har små båtar på platser avsedda för stora båtar.